Optimiser le stockage des documents de construction : le rôle du gestionnaire de fichiers
Êtes-vous satisfait de votre méthode actuelle de stockage des documents de construction ? Batieu Drive pourrait bien changer la donne.
L'exhaustivité et l'exactitude des documents de construction ne sont pas les seules choses à prendre en compte pendant et après un projet. Il est tout aussi important de disposer d'une méthode efficace de stockage et de diffusion. À l'ère de la gestion numérique des documents, le secteur de la construction ne peut se permettre de rester à la traîne. Quelles sont les solutions à mettre en œuvre ? En savoir plus sur le gestionnaire de fichiers en cloud de Batieu.
L'avenir de la gestion de la documentation dans la construction
De nombreuses entreprises de construction ne peuvent imaginer travailler sans documents sous forme papier traditionnelle. Si ceux-ci sont parfois indispensables, il est indéniable que leur version numérique peut améliorer considérablement la collaboration au sein de l'équipe et avec les partenaires.
Examinons les principaux avantages du stockage de documents de construction dans le cloud :
- accès facile aux fichiers de n’importe où
- réduction du risque de perte ou d’endommagement des documents
- économie d’espace par rapport au stockage de la documentation papier
- facilité de partage et de transfert de fichiers
Batieu Drive : Les documents de construction à portée de main
Cependant, tout le monde n'aborde pas le processus de numérisation avec autant d'enthousiasme. Ce changement peut sembler compliqué, surtout pour les entreprises qui n'ont jamais eu affaire à un système de gestion de la construction. Tenant compte des préoccupations des entrepreneurs, nous avons créé Batieu Drive - un espace virtuel permettant de stocker tous les documents de construction en un seul endroit.
A Batieu, vous pouvez stocker :
- factures
- renseignements sur les employés
- photos de projets
- les documents officiels relatifs aux exportations de services
- permis
Conseil : Si vous n'avez jamais utilisé de système de gestion documentaire, vous ne devez pas abandonner immédiatement vos méthodes actuelles. Vous pouvez introduire des innovations progressivement ou avec des clients sélectionnés pour tester en toute sécurité des solutions alternatives.
Organisation des dossiers et des fichiers : Mettre fin au chaos dans la documentation
Les propriétaires d'entreprises de construction doivent gérer une grande quantité de documents - des plans de construction aux dossiers des employés. La charge de travail et le manque d'outils appropriés peuvent entraîner des problèmes qui entravent le fonctionnement de l'entreprise et son développement efficace.
Comprenant les spécificités du secteur de la construction, Batieu ne pouvait pas faire l'impasse sur la fonctionnalité de création et de gestion de dossiers. Cette solution permet de regrouper les fichiers en fonction du critère choisi - il peut s'agir d'un projet, d'un mois ou d'un type de documents. La structure choisie dépend uniquement des besoins de votre entreprise.
Important : Vous pouvez attribuer un dossier à plusieurs projets. Cela vous permet de consulter facilement la documentation connexe lorsque vous travaillez sur un investissement particulier dans le segment Projets.
Comment réduire le temps de recherche des documents de construction ?
Pour améliorer votre gestion, Batieu Drive vous permet de spécifier des types de documents, de fixer des dates d'expiration et d'établir des liens entre les fichiers. Grâce aux options de tri, vous pouvez rapidement localiser le fichier dont vous avez besoin et accéder à l'information nécessaire.
Quand cette fonction est-elle la plus utile? Certainement pendant les inspections, où l’exhaustivité de la documentation est essentielle. En quelques clics, des documents spécifiques apparaîtront sur l’écran de tout appareil disposant d’un accès Internet.
Stockage des documents de construction en collaboration avec un partenaire
L'objectif de Batieu est de fournir à toutes les parties impliquées dans le projet un accès pratique et rapide aux fichiers. Grâce à la possibilité d'attribuer des autorisations appropriées, vous pouvez échanger efficacement des informations avec les membres de votre équipe. Le partage de documents sélectionnés avec des partenaires est tout aussi facile - même s'ils n'ont pas de compte dans l'application. Vous pouvez facilement générer un lien que vous pouvez rapidement partager à l'aide des messageries populaires.
Votre entreprise a-t-elle besoin d'un gestionnaire de fichiers ?
Le chaos dans la documentation s'est déjà installé dans de nombreuses entreprises de construction et a entraîné de graves conséquences. C'est pourquoi il vaut la peine d'investir dans des outils qui aideront à rationaliser les processus et à assurer un fonctionnement sans heurts - File Manager est l'un d'entre eux. Tout ce dont vous avez besoin peut être à portée de main, à partir de votre téléphone, de votre tablette ou de votre ordinateur. L'application basée sur le cloud vous donne un avantage et vous permet de travailler efficacement au bureau, sur site ou même en déplacement.
Le gestionnaire de fichiers a été créé spécifiquement pour faciliter le travail des entreprises de construction, et vous pouvez tester d’autres fonctionnalités gratuitement dans Batieu dès maintenant.
