Jak zarządzać finansami inwestycji budowlanej?

Dobre zarządzanie finansami to jeden z kluczowych aspektów powodzenia inwestycji budowlanej. O tym, jakie wskazówki i narzędzia mogą okazać się pomocne, piszemy w tym artykule.

Finanse a sukces Twojego projektu

Osoby, których zadaniem jest zarządzanie finansami inwestycji budowlanej, wiedzą, jak wymagającą pełnią rolę. Bez względu na to, czy budujesz dom, halę przemysłową czy farmę fotowoltaiczną, musisz skutecznie monitorować wydatki. Sprawdzone strategie i narzędzia pozwolą Ci nie tylko minimalizować ryzyko, ale także zapewnić stabilność finansową i wpłynąć na szybkość realizacji projektu.

Do poprawy procesu zarządzania finansami motywują zarówno korzyści dla inwestycji, jak i również obawy przed negatywnymi konsekwencjami zaniedbania tego aspektu. Brak kontroli nad finansami przede wszystkim stanowi duże zagrożenie dla założonego budżetu, a to do:

• znacznie przekroczonych kosztów projektu i potrzeby organizacji nowych funduszy lub modyfikacji projektu
• opóźnień przy kolejnych etapach prac
• zagrożenia rentowności przedsięwzięcia

Jeśli zdajesz sobie sprawę, z tego jak ważne jest efektywne zarządzanie finansami i chcesz usprawnić procesy w Twojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie.

Planowanie budżetu - fundament udanej inwestycji

O samym opracowywaniu budżetu mógłby powstać niejeden artykuł. Każdy, kto pracował nad tego typu dokumentem, wie, jak wiele czynników wpływa na jego finalny kształt. Od specyfiki projektu i sytuacji rynkowej, po możliwości oraz cele firmy - każdy aspekt może mieć tu ogromne znaczenie.

Ważne: Doświadczenie w branży podczas budżetowania jest niewątpliwie bardzo pomocne, ale osoby pracujące nad tym dokumentem wciąż muszą przeprowadzić wnikliwy research. By opracować trafny budżet, analiza aktualnych danych rynkowych jest niezbędna.

Co więc musi zawierać taka analiza? Budżet inwestycji budowlanej powinien uwzględniać, m.in.:

• pozwolenia
• ubezpieczenia
• koszt pracy 
• materiały
• opłaty związane z zapewnieniem bezpieczeństwa na placu budowy
• koszty związane z pracami administracyjnymi

Do tej listy można oczywiście dopisać jeszcze sporo punktów, w tym inwestycje w kontrole jakości, koszty biurowe czy koszty oprogramowania. Uwzględnienie innych, z pozoru mało istotnych kosztów, może przyczynić się do zminimalizowania ryzyka i zadbania o płynność projektu.

Stworzenie budżetu to jeden z pierwszych etapów inwestycji, ale też kluczowy aspekt, który będzie towarzyszył nam przez cały przebieg prac. Pozwoli inwestorom nie tylko trafnie prognozować kwestie finansowe, ale posłuży także jako narzędzie kontrolne na poszczególnych etapach.

Monitorowanie finansów w trakcie projektu

Budżet to ten rodzaj dokumentu budowlanego, który “żyje” razem z projektem. Po jego opracowaniu powinien pozostać cały czas w użyciu dla lepszej kontroli i bezpieczeństwa inwestycji.

Aktualizacja budżetu to podstawowa czynność w trakcie trwania prac i nie musi wskazywać na zaniedbania podczas szacowania kosztów. Osoby zarządzające finansami w budownictwie powinny także posiadać umiejętność dostosowania się do nieprzewidzianych zmian czy wypadków, które mogą mieć miejsce nawet mimo skrupulatnej organizacji.

Rozbieżności pomiędzy założonymi a rzeczywistymi kosztami mogą pojawić się np. ze względu na opóźnienia, awarie lub inne niespodziewane wydatki. Wtedy istotnym elementem zarządzania finansami jest szybkie wychwycenie różnicy i jeśli sytuacja tego wymaga - realokacja środków.

Porada:  Popularną praktyką na etapie tworzenia budżetu jest przewidzenie rezerwy na pokrycie kosztów niespodziewanych zdarzeń. Jej wysokość jest kwestią indywidualną, jednak najczęściej wynosi od 5% do 10% całkowitego budżetu.

Optymalizacja zarządzania finansami projektowymi dzięki aplikacji

Wieloletnie doświadczenie, znajomość tendencji na rynku oraz zgrany zespół to wartości, które z pewnością przyczyniają się do sprawniejszego zarządzania finansami w projekcie budowlanym. Nawet najlepsi specjaliści mogą jednak skorzystać ze wsparcia w postaci programu czy aplikacji, które pozwolą im efektywniej wykonywać swoje obowiązki.

Zadaniem modułów do zarządzania finansami w rozwiązaniach technologicznych jest przede wszystkim zapewnienie stałego i wygodnego dostępu do aktualnych informacji. Panel powinien umożliwiać tworzenie przejrzystych zestawień przychodów i kosztów, dzięki którym będzie o wiele łatwiej wyciągać wnioski przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka błędów.

Aplikacje w chmurze to także coraz powszechniejsze rozwiązanie do przechowywania dokumentacji finansowej, w tym oczywiście faktur.  Dzięki nim, pliki są nie tylko zabezpieczone, ale także łatwo dostępne i szybko wyświetlane.

Nie bez znaczenia jest także wizualna forma prezentacji danych finansowych. Choć tradycyjna prosta tabela wydaje się dla niektórych niezastąpiona, dodatkowe wyświetlanie informacji w postaci procentowego wykresu lub oznaczanie etapów odpowiednimi tagami, może znacząco ułatwić zrozumienie i interpretację danych.

Miej finanse Twojej inwestycji pod kontrolą

Zarządzanie finansami projektu może stanowić wyzwanie, jednak połączenie eksperckiej wiedzy, doświadczenia i technologii pomaga utrzymać efektywność na wysokim poziomie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o module finansowym w aplikacji dla firm budowlanych, kliknij tutaj.