Program do kosztorysowania czy Excel – co wybrać?

Wiele firm staje przed pytaniem: Excel czy program do kosztorysowania? Dylemat pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy projektów zaczyna przybywać, a dotychczasowe metody przestają nadążać. W tym artykule przyjrzymy się, kiedy warto zdecydować się na zmianę narzędzia.

Jaki program do kosztorysowania wybrać? Zalety Excela

Excel od lat pozostaje jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do przygotowywania kosztorysów. Wielu fachowców ceni go przede wszystkim za prostotę, elastyczność oraz niski próg wejścia. Świetnie sprawdza się w przypadku powtarzalnych prac i projektów o podobnym zakresie, gdzie wystarczy wykorzystać wcześniej przygotowane szablony.

Jego dodatkową zaletą jest niski próg wejścia. Większość firm już z niego korzysta, a obsługa podstawowych funkcji nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani dodatkowych kosztów. Dzięki temu Excel jest dobrym rozwiązaniem dla mniejszych firm, gdzie kosztorysy przygotowuje się sporadycznie.

Kiedy kosztorysowanie w Exelu może okazać się niewystarczające?

Wraz z rozwojem firmy rosną również jej potrzeby. Zwiększa się liczba realizowanych projektów, przygotowywanych kosztorysów oraz osób zaangażowanych w proces wyceny. W takiej sytuacji mogą pojawić się pierwsze wyzwanie - kilka osób pracuje na tych samych danych, rośnie ryzyko nadpisania zmian i korzystania z nieaktualnych wersji plików. To wszystko skutkuje kosztownymi błędami.

Co więcej, Excel sprawdza się jako narzędzie do tworzenia kosztorysów, ale przestaje być wystarczający w momencie, gdy firma zaczyna cyfryzować cały proces zarządzania projektami. Wraz z rozwojem organizacji pojawia się potrzeba wdrożenia jednego systemu, który łączy kosztorysowanie z dokumentacją, harmonogramami, komunikacją, raportowaniem i kontrolą realizacji prac. Jeśli kosztorysy pozostają w Excelu, a pozostałe procesy odbywają się w innym oprogramowaniu, informacje są rozproszone, a praca staje się mniej efektywna.

Przygotowywanie wycen w programie budowlanym

Z myślą o firmach, które wyrosły już z Excela, ale nie potrzebują jeszcze rozbudowanych systemów kosztorysowych, na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań stanowiących złoty środek.

Klasyczne programy do kosztorysowania, często dostępne w modelu rocznej licencji, oferują bardzo szeroki zakres funkcji i doskonale sprawdzają się m.in. przy przygotowywaniu kosztorysów dla inwestycji publicznych. Jednak w codziennej pracy wielu firm wykonawczych ich możliwości bywają jednak znacznie większe niż rzeczywiste potrzeby.

Rozwiązania z tej kategorii pozwalają rozwijać firmę bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów już na starcie. Zazwyczaj są również prostsze we wdrożeniu i bardziej intuicyjne w obsłudze niż rozbudowane systemy kosztorysowe. Dzięki temu zespół może szybko rozpocząć pracę bez długiego szkolenia.

Kiedy warto zastąpić swój prosty arkusz kosztorysowy inny narzędziem?

• Tworzenie kosztorysów to Twoja codzienność – przygotowujesz ich wiele i regularnie.
• Za kosztorysy odpowiada więcej niż jedna osoba, dlatego potrzebujesz wspólnego dostępu do danych i historii zmian.
• Chcesz zautomatyzować powtarzalne zadania oraz korzystać z nowoczesnych funkcji, takich jak AI, które przyspieszają przygotowywanie wycen.
• Szukasz rozwiązania, które wykracza poza samo kosztorysowanie i łączy w jednym miejscu dokumentację, komunikację, zarządzanie projektami oraz inne kluczowe procesy w firmie budowlanej.

Jeśli zgadzasz się z większością tych twierdzeń, to znak, że warto przyjrzeć się nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym dostępnym na rynku. Wybór odpowiedniego narzędzia początkowo może wydawać się trudny, zwłaszcza że dostępnych jest wiele programów o różnych możliwościach i modelach działania.

Na szczęście większość z nich można łatwo przetestować, zakładając jedynie bezpłatne konto. To najlepszy sposób, aby podjąć świadomą decyzję o wdrożeniu nowego narzędzia do firmy na najbliższe lata.

Batieu - nowoczesny program do kosztorysowania

Już teraz możesz wypróbować możliwości Batieu, w którym kosztorysowanie to tylko jedna z wielu funkcji. Do Twojej dyspozycji pozostaje gotowa baza pozycji budowlanych (możesz oczywiście tworzyć i importować także własne pozycje) oraz możliwość zapisania własnego, dopasowanego do potrzeb firmy wzoru wyceny.

Co ważne, Twoja wycena będzie zawsze aktualna, nawet jeśli pracuje nad nią cały zespół. A gdy wszyscy będą już zadowoleni z kosztorysu, możesz przesłać go inwestorowi bezpośrednio z poziomu platformy.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda nowoczesny program do kosztorysowania w praktyce, skorzystaj z naszego bezpłatnego demo. Ekspert przeprowadzi Cię przez krótką prezentację, podczas której poznasz najważniejsze funkcje Batieu. Być może już wkrótce zdecydujesz się zamienić swój dotychczasowy program na rozwiązanie, które realnie usprawni codzienną pracę Twojego zespołu.